General Terms of Service

Last updated: April 14, 2026
Effective Date: April 21, 2026

CareCall is a simplified joint-stock company with a capital of 1,149.71 euros, registered with the Paris Trade and Companies Register under number Paris 935 400 176, whose registered office is located at 81 boulevard Saint-Michel, 75005 Paris, France (hereinafter 'CareCall').


  1. Purpose. These General Terms of Service and their Appendices (hereinafter ' GTCs ») define the terms and conditions under which CareCall provides its services as defined herein. The Client acknowledges having read and unreservedly accepted the GTCs by validating the Quote. The applicable GTCs are those in force on the day of the first use of the Services. These GTCs prevail over any contrary stipulation appearing in any other document originating from the Client.

  2. Contractual Documents. Access to and use of the Services is subject to (i) these GTCs; (ii) the provisions of the Quote, including any special conditions contained therein. In case of conflict or inconsistency between these GTCs and the Quote, the Quote shall prevail.

  3. Definitions. For the purposes of these GTCs, terms beginning with a capital letter have the meaning indicated below. Words in the singular also refer to the plural and vice versa.

    1. « Subscription » jointly refers to the Monthly Subscription and the Annual Subscription, excluding Pay-per-use, these offers being respectively defined in Appendix 1 - 'Pricing Conditions'.
    2. « Client » : refers to (i) any natural person acting as a healthcare professional and/or (ii) any legal entity, healthcare institution, or any healthcare structure; who has subscribed to the Services for professional purposes.
    3. « Contract » : refers to the entirety comprising these GTCs, the Quote, and their respective appendices, as well as any other contractual document expressly accepted by the Parties in connection with the provision of the Services.
    4. « Quote » : refers to the document detailing the Services chosen by the Client and the related pricing conditions.
    5. « Patient » refers to any natural person likely to interact with the CareCall Solution as part of their care by a healthcare professional.
    6. « Parties » jointly refers to the Client and CareCall.
    7. « Règlementation Données Personnelles » désigne la réglementation en matière de données à caractère personnel qu’elle soit de nature législative ou réglementaire, européenne ou nationale, et notamment des obligations issues du RGPD ainsi que de toute autre réglementation dans ce domaine qui viendrait s’y ajouter ou la remplacer ultérieurement.
    8. « RGPD » désigne le Règlement 2016/679/UE du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
    9. « Services » : désigne l’ensemble des prestations fournies par CareCall dans le cadre de la mise à disposition de la Solution CareCall, y compris, l’installation et la maintenance de la Solution CareCall, ainsi que la formation des Clients pour accéder et utiliser la Solution CareCall.
    10. « Solution CareCall » : désigne la solution de télésecrétariat intelligent reposant sur l’intelligence artificielle, permettant aux Clients de gérer leurs appels entrants et sortants, leurs rendez-vous et la communication avec les Patients.
    11. « Utilisateur » désigne toute personne qui utilise les Services et qui est habilitée pour ce faire par le Client, soit (i) en son nom propre, soit (ii) au nom d’une personne morale ou d’un professionnel de santé sous la responsabilité desquelles cette personne est placée.
  4. Souscription aux Services. Les Services sont souscrits par le Client sous la forme d’Abonnements Annuels, Mensuels ou de Paiement à l’usage, tels que définis en Annexe 1 « Conditions tarifaires » et précisés au Devis. Le Devis est adressé au Client par tout moyen. Le Contrat est conclu par l’acceptation par le Client du Devis, manifestée par l’envoi à CareCall du Devis signé électroniquement par la personne dûment habilitée à cet effet par le Client. Le Client déclare avoir pris connaissance complète des caractéristiques des Services auxquels il souscrit, de leurs éventuelles limites et apprécié l’adéquation de ceux-ci à ses besoins. Le Client, y compris ses Utilisateurs, peut à tout moment souscrire à de nouvelles fonctionnalités via son compte sur la Solution CareCall.

  1. Réception de la Solution CareCall et réclamations. La Solution CareCall est réputée livrée dès que le Client reçoit communication de ses identifiants d’accès à la Solution CareCall ou ceux de ses Utilisateurs. À compter de son premier accès à la Solution CareCall, le Client s’engage à notifier CareCall, par écrit, tout défauts ou non-conformités observés. Toute réclamation devra mentionner le numéro figurant sur le Devis et être accompagnée des éléments justificatifs nécessaires pour démonter ledit défaut et/ou ladite non-conformité. La réclamation ne sera réputée reçue qu’à compter de l’accusé de réception écrit par CareCall. À défaut de réclamation formulée dans un délai de cinq (5) jours suivant le premier accès à la Solution CareCall, celle-ci sera réputée conforme et définitivement acceptée par le Client.

  2. Formation. Lors de la mise en service de la Solution CareCall, CareCall peut réaliser pour le Client et ses Utilisateurs une formation d’utilisation de la Solution CareCall, dont les conditions tarifaires seront précisées au Devis. Le Client reconnaît que CareCall n’est tenue à aucune obligation de résultat au titre de la formation dispensée.

  3. Support et maintenance. CareCall met à disposition du Client un service d’assistance destiné à accompagner le Client en cas de difficultés rencontrées lors de l’utilisation ou du fonctionnement de la Solution CareCall, ainsi qu’un service de maintenance corrective de la Solution CareCall. Toute demande d’assistance devra être adressée à CareCall à l’adresse email suivante : contact@carecall.ai.

  4. Conditions financières.

    1. Prix et taxes. Les prix indiqués dans le Devis sont exprimés en euros (€) et hors taxes (HT). L’ensemble des taxes, droits ou redevances dus conformément à la loi applicable sont à la charge du Client. Les prix applicables sont ceux en vigueur à la date de l’acceptation par le Client du Devis.
    2. Modification du prix. CareCall se réserve le droit de modifier ses prix, à la hausse comme à la baisse, tant que le Devis n’a pas été accepté par le Client. Une fois le Contrat conclu, CareCall pourra modifier les tarifs applicables sous réserve du respect d’un préavis d’un (1) mois auprès du Client. Si le Client refuse cette modification, le Client est en droit de résilier les Services impactés conformément à l’Article 9.5 des présentes CGS.
    3. Modalités de paiement. Le paiement des Services s’effectue à la fin de chaque période échue de trente (30) jours, par prélèvement SEPA via la solution GoCardless SAS, établissement de paiement agréé par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution. Le Client est redevable de tous les frais de transaction bancaire associés au paiement, le cas échéant. Une facture électronique détaillant les prestations effectuées est émise à la fin de chaque période et mise à disposition du Client. Le Client est réputé avoir accepté toute facture non contestée dans un délai de trente (30) jours à compter de sa date d’émission.
    4. Délais de prélèvements SEPA. Les paiements par prélèvement SEPA via la solution GoCardless seront effectués sous un délai de deux (2) à cinq (5) jours ouvrés après l’émission de la facture, conformément aux présentes CGS. Le Client autorise expressément CareCall à émettre des prélèvements SEPA récurrents ou ponctuels en fonction de la facturation. Le Client sera notifié de chaque prélèvement à venir, incluant le montant et la date d’exécution.
    5. Retards de paiement et pénalités. Le défaut de paiement des factures dans le délai imparti entraîne de plein droit l’application d’une pénalité de retard. Cette pénalité est égale au taux d’intérêt alors en vigueur appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix (10) points de pourcentage et est exigible à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture. En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de quarante (40) euros sera due de plein droit. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, CareCall peut exiger une indemnisation complémentaire, sur justification. CareCall se réserve également le droit de suspendre les Services en cas d’incident de paiement, sans préjudice d’autres actions.
  5. Durée et résiliation.

    1. Prise d'effet. Le Contrat prend effet à la date de souscription figurant dans le Devis.
    2. Paiement à l'usage. Dans le cadre du Paiement à l’usage, le Contrat est conclu sans durée déterminée. Le Client peut résilier le Contrat à tout moment, en notifiant CareCall selon les modalités prévues à l’Article 9.8. La résiliation sera effective à l’issue de la période de trente (30) jours en cours et les Services ne seront plus mis à disposition du Client à compter de cette date. Toute utilisation par le Client des Services jusqu’à la date effective de résiliation sera facturée au Client dans les conditions tarifaires prévues aux présentes et précisées au Devis.
    3. Abonnement Mensuel. Dans le cadre d’un Abonnement Mensuel, le Contrat est conclu pour une durée initiale de trente (30) jours calendaires, et se renouvellera automatiquement par tacite reconduction pour des périodes successives d’une durée équivalente, sauf dénonciation par le Client. La résiliation prend effet à la fin du mois de facturation en cours. Aucune restitution ou remboursement prorata temporis ne sera versé au Client.
    4. Abonnement Annuel. Dans le cadre d’un Abonnement Annuel, le Contrat est conclu pour une durée initiale ferme de douze (12) mois et se renouvellera automatiquement par tacite reconduction pour des périodes successives d’une durée équivalente, sauf dénonciation par le Client au moins un (1) mois avant chaque échéance des douze (12) mois. En cas de rupture anticipée par le Client, ce dernier reste redevable du solde dû jusqu’au terme de la période d’engagement.
    5. Résiliation en cas de modification du prix. Le Client est en droit de résilier les Services impactés par une modification de prix, en notifiant cette résiliation dans un délai de quinze (15) jours à compter de la date de réception de la notification adressée par CareCall conformément à l’Article 8.2 des présentes CGS. La résiliation prendra effet dans les meilleurs délais, soit à la date d’application des nouveaux tarifs, soit dans les quinze (15) jours suivant la réception par CareCall de la notification de résiliation.
    6. Résiliation pour faute. Chacune des Parties peut résilier de plein droit le Contrat en cas de manquement à une obligation essentielle du Contrat, et en particulier, en cas de défaut de paiement ou d’usage détourné ou inapproprié de la Solution CareCall et/ou qui serait susceptible de violer les droits de CareCall, d’un Patient ou ceux de tiers. Le cas échéant, aucune somme déjà versée par le Client à CareCall ne sera remboursée.
    7. Modalités de résiliation. La résiliation ou dénonciation par le Client s’effectue par écrit, en adressant un email à CareCall à l’adresse suivante : contact@carecall.ai.
  1. Obligations des Parties.

    1. Obligations de CareCall. CareCall s’engage à fournir les Services avec diligence et professionnalisme et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.
    2. Obligations du Client.
      1. Création de compte. Pour accéder au Service, le Client doit créer un compte en fournissant des informations exactes, à jour et complètes. L’Utilisateur s’engage à maintenir la confidentialité de ses identifiants tout au long de sa relation contractuelle avec CareCall. Le Client s’engage à ce que ses Utilisateurs soient dûment habilités à utiliser les fonctionnalités du compte et le cas échéant, à souscrire à des fonctionnalités complémentaires.
      2. Finalités d'utilisation des Services. Le Client s’engage à utiliser les Services conformément au Contrat ainsi qu’aux lois et règlementations applicables. La Solution CareCall est exclusivement destinée à une utilisation par des professionnels de santé et/ou leur personnel, sous la supervision d’un(e) professionnel(le) de santé, et ne peut être utilisée que dans le contexte de leur activité. Le Client s’engage à respecter strictement cette finalité et, le cas échéant, s’assurer que ses Utilisateurs la respecte bien également. Le Client est seul responsable de l’évaluation et de la maîtrise des risques liés à l’utilisation de la Solution CareCall et s’engage à effectuer toute analyse ou recherche complémentaire nécessaire afin d’apprécier les risques susceptibles de résulter de son utilisation. Le Client s’engage à se conformer à toute instruction susceptible d’être communiquée par CareCall relative à l’utilisation de la Solution CareCall et à ne procéder à aucun usage détourné ou inapproprié de la Solution CareCall et/ou qui serait susceptible de violer les droits de CareCall, d’un Patient ou ceux de tiers. A défaut, CareCall se réserve le droit de suspendre ou de résilier les Services de plein droit, sans préavis et sans préjudice de tout recours ou responsabilité.
  2. Garanties et responsabilité.

    1. Interruption et maintenance des Services. Le Client reconnaît que CareCall ne saurait être tenue pour responsable de toute interruption des Services ou de tout retard dans leur exécution résultant de circonstances indépendantes de sa volonté et de son contrôle. À ce titre, le Client reconnaît notamment que la fourniture des Services est subordonnée à la disponibilité, à la continuité et au bon fonctionnement des réseaux et services de tiers (notamment les opérateurs de communications électroniques, le réseau Internet public ou l’infrastructure du Client), ainsi qu’à la fiabilité, à l’exactitude et à l’exhaustivité des informations communiquées par le Client et/ou ses Utilisateurs. Le Client reconnait également que CareCall pourra être amenée à suspendre tout ou partie des Services à des fins de maintenance programmée par CareCall ou l’un de ses sous-traitants ou en cas d’impératif technique.
    2. Compatibilité des Services. Le Client est seul responsable de la vérification de la compatibilité technique des Services avec ses propres systèmes, outils ou infrastructures. CareCall ne pourra, en aucun cas, être tenue responsable des limitations résultant de l’incompatibilité technique avec des infrastructures externes.
    3. Erreurs et inexactitudes techniques. Le Client reconnaît que, malgré le soin et la diligence apportés par CareCall au développement et à la maintenance de la Solution CareCall, des erreurs typographiques ou des inexactitudes techniques peuvent subsister. CareCall se réserve le droit de corriger ces erreurs au moyen de nouvelles versions de la Solution CareCall, dès qu’elle en aura connaissance.
    4. Responsabilité liée aux actes médicaux. Le Client reconnaît être seul responsable de l’utilisation des Services par l’intermédiaire de la Solution CareCall, que cette utilisation soit faite par lui-même et/ou par ses Utilisateurs. Les Services constituent une aide administrative et technique. CareCall ne fournit aucun conseil médical, diagnostic ou service de santé. Le Client et, le cas échéant, ses Utilisateurs, en leur qualité de professionnels et structures de santé, demeurent entièrement responsables de leurs décisions médicales et des relations avec leurs Patients. Le Client déclare et garantit que lui-même ainsi que ses Utilisateurs ont connaissance des règles applicables aux données traitées par l’intermédiaire de la Solution CareCall, susceptibles de constituer des données médicales ou des dossiers médicaux, et s’engagent à les respecter, notamment en matière de déontologie, de protection des données à caractère personnel, de secret professionnel, ainsi que de sécurité et d’intégrité des données, en particulier s’agissant des conditions d’accès aux données, de leur chiffrement et des échanges avec d’autres professionnels de santé, conformément aux référentiels applicables, notamment la PGSSI-S.
    5. Garantie d'éviction. Le Client garantit CareCall contre toute plainte, action ou demande d’indemnisation émanant d’un Patient, d’un Utilisateur, d’un tiers ou d’une autorité publique et le cas échéant, indemnise CareCall et ses représentants de tous frais (y compris les honoraires d’avocat, frais d’expertise comptable et dépens) et dommages liés aux réclamations et actions judiciaires relatives à l’utilisation des Services lorsque cette utilisation constitue un manquement aux présentes CGS ou à toute loi ou réglementation applicable.
    6. Dommages indirects. Le Client reconnaît que CareCall ne saurait être tenue responsable des dommages indirects subis dans le cadre de l’utilisation des Services, notamment les pertes d’exploitation, de patientèle, de chiffre d’affaires ou toute atteinte à l’image ou à la réputation du Client. CareCall ne peut en outre être tenue responsable des actes ou omissions du Client, de ses Utilisateurs ou de tout tiers agissant pour son compte, ni des conséquences de leur négligence ou de tout usage des Services non conforme aux lois, réglementations ou au Contrat. CareCall décline également toute responsabilité en cas de litige entre le Client, ses Utilisateurs et un Patient. En tout état de cause, en cas de faute prouvée de CareCall, sa responsabilité au titre du Contrat est strictement limitée aux montants effectivement payés par le Client au cours des douze (12) derniers mois.
  3. Droits de Propriété Intellectuelle.

    1. Propriété exclusive. La Solution CareCall et tous les éléments qui la composent ou qui sont mis à disposition des Utilisateurs, notamment les marques, logos, photographies, programmes, codes sources, codes objets, données, base de données, images animées ou non, sons, dessins, graphismes, vidéos, textes, agencement, apparence, structure, ainsi que tout autre élément non lié à des liens hypertextes vers des sites tiers, sont la propriété de CareCall ou font l’objet d’une licence accordée à son profit par tout titulaire des Droits de Propriété Intellectuelle. Tous ces éléments sont soumis aux dispositions de la réglementation française et internationale applicable en matière de propriété intellectuelle, notamment le code de la propriété intellectuelle et, par conséquent, sont protégés contre toute utilisation non autorisée par la loi ou les présentes CGS sous peine – en cas de manquement – de poursuites judiciaires.
    2. License d'utilisation. Pendant toute la durée du Contrat et sous réserve du paiement intégral des sommes dues à CareCall au titre des Services, CareCall concède au Client un droit personnel d’utilisation, non exclusif, non cessible et non transférable, de la Solution CareCall, strictement limité à la durée des Services souscrits et à un usage conforme à leur destination telle que spécifiée à l’Article 10.2.2 des présentes CGS. Sous réserve des droits d’utilisation consentis au Client par CareCall, l’utilisation de la Solution CareCall n’emporte aucune licence, ni aucune cession des droits afférents aux éléments de la Solution CareCall au profit de l’Utilisateur. En particulier, toute copie, reproduction, représentation, adaptation, modification, diffusion intégrale ou partielle de la Solution CareCall, ainsi que tout ou partie de son contenu, par quelque procédé que ce soit et sur quelque support que ce soit, est illicite sauf autorisation préalable, expresse et écrite de CareCall ou du titulaire des droits de propriété intellectuelle. Le non-respect de ces stipulations, notamment à des fins d’exploitation commerciale, pourra faire l’objet de poursuites sur la base d’une action en contrefaçon et/ou d’une action en concurrence déloyale et/ou en parasitisme de la part des titulaires des droits en cause. Ceci est sans préjudice des autres droits de CareCall, notamment celui d’obtenir réparation des préjudices subis.
    3. Retours. Tout retour, signalement d’anomalie ou suggestion formulé par le Client ou ses Utilisateurs concernant la Solution CareCall ne confère au Client ni à ses Utilisateurs aucun droit de propriété intellectuelle sur la Solution CareCall, de quelque nature que ce soit, sur toute version nouvelle, évolution ou modification de la Solution CareCall.
    4. Utilisation du logo et références commerciales. Le Client autorise expressément CareCall à utiliser son nom commercial et/ou son logo à titre de référence sur ses supports de communication (site internet, plaquettes, présentations commerciales, etc.). Cette autorisation est limitée à une utilisation factuelle et non dénigrante, et exclut toute divulgation d’Informations Confidentielles ou personnelles. Le Client conserve la faculté de retirer cette autorisation à tout moment, par simple demande écrite adressée à CareCall. Le retrait prendra effet dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la demande.
  4. Confidentialité. Le Client s’engage à garder strictement confidentiels l’existence, la nature et le contenu du Contrat, ainsi que l’ensemble des informations, de quelque nature que ce soit, portées à sa connaissance dans le cadre des négociations ou de l’exécution du Contrat (les « Informations Confidentielles »). Le Client s’interdit toute divulgation des Informations Confidentielles, sauf aux membres de son personnel qui ont besoin d’en connaître pour l’exécution du Contrat et qui sont soumis à une obligation de confidentialité au moins équivalente. Cette obligation de confidentialité s’applique pendant toute la durée du Contrat et subsistera tant que les Informations Confidentielles ne seront pas tombées dans le domaine public autrement que par le fait du Client, et ce même après l’expiration ou la résiliation du Contrat. À la demande de CareCall, le Client s’engage à restituer ou à détruire sans délai l’ensemble des Informations Confidentielles reçues dans le cadre du Contrat. L’obligation de confidentialité demeurera en vigueur pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la date d’expiration ou de résiliation du Contrat, quelle qu’en soit la cause.

  1. Protection des données.

    1. Données client. Les données du Client saisies, traitées, stockées ou générées par la Solution CareCall dans le cadre du Contrat, y compris, les données Patients, demeurent en toutes circonstances la propriété du Client et sont strictement confidentielles.
    2. Données personnelles. Les Parties reconnaissent avoir pleine et entière connaissance des obligations découlant de la Réglementation Données Personnelles, qui s’appliquent à elles en leur qualité de : (i) responsables de traitement indépendants pour le traitement des données personnelles de leurs contacts professionnels respectifs pour les besoins de leur relation l’une avec l’autre dans le cadre du Contrat, telles que les coordonnées de leur personnel respectif impliqué dans l’exécution ou la gestion du Contrat ; (ii) responsable de traitement pour le Client et sous-traitant pour CareCall, pour le traitement des données personnelles réalisés dans le cadre des Services, dès lors que le Client détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles, conformément aux conditions prévues à l’Annexe 2 « Accord de sous-traitance sur la protection des données ».
  2. Circonstances imprévisibles. Chaque Partie entend assumer les risques liés à toute modification imprévisible des circonstances existant au moment de la conclusion du Contrat, y compris lorsque cette modification serait de nature à rendre l’exécution de ses obligations excessivement onéreuse.En conséquence, chaque Partie renonce irrévocablement à se prévaloir des dispositions de l’article 1195 du Code civil dans le cadre du présent Contrat.

  3. Force majeure. In the event of delay or impediment in the execution of the Contract resulting from an unforeseeable and irresistible event beyond CareCall's control, such as war, strike, fire, or pandemic, the execution deadlines will be automatically adjusted accordingly. CareCall will inform the Client as soon as possible so that all necessary measures can be taken to limit the effects.

  4. Electronic Signature. Subscription to the Services is carried out by electronic signature. Each Party acknowledges that the electronic signature it affixes to the Contract has the same legal value as its handwritten signature and that the technical means implemented for this signature confer a certain date on this Contract. Each Party irrevocably and unconditionally waives its right to bring any legal action or claim, directly or indirectly arising from the reliability of said electronic signature process or the evidence of its intention to enter into this Contract.

  5. Miscellaneous. CareCall's failure to strictly apply any of the provisions of the Contract, or to exercise a right recognized under the Contract, shall not be interpreted as a waiver of its right to invoke it later. The rights and remedies provided by the Contract are cumulative and are in addition to, unless expressly stipulated otherwise, all rights and remedies that CareCall may assert under French law. Any waiver by CareCall of a breach of the Contract must be express and in writing and shall not constitute a waiver of another breach or the same breach later. If any provision of the Contract is declared null, illegal, or unenforceable, the validity, legality, and enforceability of the other provisions shall in no way be affected. The headings of the articles and paragraphs of the Contract are for indicative purposes only and shall not influence their interpretation.

  6. Governing Law and Jurisdiction. This Contract, as well as any dispute or claim arising therefrom, shall be governed by and interpreted in accordance with French law. Any dispute relating to the existence, validity, interpretation, execution, or termination of the Contract, or any of its stipulations, which cannot be resolved amicably within thirty (30) days from its notification by one of the Parties, shall be submitted to the exclusive jurisdiction of the courts of Paris.

Appendix 1

Pricing Conditions

1. Modules

The functionalities of the CareCall Solution are available in different modules, including the following:

  1. Incoming call management
    1. Outgoing call management
    2. Message sending (SMS and WhatsApp)
    3. Patient satisfaction campaigns

2. Subscription Methods

OffersOffer Descriptions
Pay-As-You-GoSubscription method for Services outside of a Subscription and without commitment, under which the Client is billed based on their actual use of the CareCall Solution.
Monthly SubscriptionMonthly subscription method for Services, without commitment, subject to payment of a flat rate.
Annual SubscriptionAnnual subscription method for Services with a firm commitment for a period of twelve (12) months, subject to payment of a flat rate.

3. Pricing Terms

  1. Pay-As-You-Go. The rates applicable to incoming and outgoing calls, as well as the included modules, are determined in the Quote. The Client is only billed based on their actual use of the CareCall Solution.
  2. Subscriptions. The rates applicable to Subscriptions are divided into four (4) plans, each integrating different modules.
PlansPlan Descriptions
Carefollow PlanUnlimited patient satisfaction campaign modules.
Starter Plan500 credits included – Receptionist Agent and Check-in Agent modules.
Pro Plan4,000 credits included Starter plan modules + Message, WhatsApp, Line Display, and Dynamic Waiting List modules.
Expert Plan10,000 credits included – Pro plan modules + Custom Campaigns, Email Form Sending, and Dedicated Account Manager modules.

Each incoming call consumes 1 credit and each outgoing call consumes 0.5 credits. The applicable rates for each plan are listed in the Quote.

1. Monthly Subscription. The Monthly Subscription is billed at a flat rate, with no commitment from the Client beyond the month of subscription.

PlansApplicable rates for Monthly Subscription
Carefollow Plan€89/month
Starter Plan€99/month
Pro Plan€699/month
Expert Plan€1,499/month

1. Annual Subscription. The Client may subscribe to the Monthly Subscription plans described above, with a firm commitment of twelve (12) months. This commitment entitles the Client to a discount on the standard monthly rate, as defined in the Quote, it being specified that billing remains monthly throughout the duration of the Annual Subscription.
Overage. In the event of exceeding the call volume included in the Subscription, additional calls will be billed at the unit rate specified in the Quote and will appear on the Client's upcoming monthly invoice. Where specified in the Quote, additional calls made under an Annual Subscription also benefit from a discount defined in the Quote.

  1. Trial period. Prior to any subscription, CareCall may offer the Client a trial period for the CareCall Solution, for a duration specified in the Quote. The Client may terminate this trial period before its end, at any time, without charge. In the absence of express termination by the Client at the end of the trial period, the subscription to the Services, according to the pricing terms selected by the Client, will automatically take effect under the conditions specified in the Quote. The trial period is strictly reserved for new Clients who have never subscribed to the Services.

  2. Promotional offers. Unless otherwise stated in the Contract, the duration of any commercial discount is, by default, limited to the first month of Subscription or Pay-As-You-Go.

Appendix 2

Data Processing Agreement

  1. Purpose. This data processing agreement (" Agreement ") aims to define the obligations of the Parties regarding the processing of personal data carried out by CareCall, on behalf of the Client and as a processor, for the purpose of executing the Contract.
  1. Effective Date. The Agreement comes into force on the date of subscription of the Contract as specified in Article 9.1 of the GTC and will terminate upon the expiration of the Contract.
  1. Definitions. For the purposes of this Agreement, the Parties agree that the terms:
    1. "personal data" "controller", "processor", "processing", "personal data breach", "data subject", "appropriate technical and organizational measures", and "supervisory authority" have the meaning assigned to them in the Personal Data Regulations.
    1. "Third Country" means any country, territory or specific sector within that country located outside the European Union (EU)/European Economic Area (EEA)/United Kingdom or an international organization that is not recognized by the European Commission or any competent authority (including a supervisory authority) as providing an adequate level of protection.
    1. "Subsequent Sub-processor" means any third party, listed in Article 4 of this Agreement, that CareCall may engage in accordance with the Contract and this Agreement.
  1. Description of Processing. The personal data processing operations covered by this Agreement are as follows:
Nature/Purpose of ProcessingProvision of Services on behalf of Clients, including, depending on the Services actually subscribed to: Processing of incoming patient calls Management of outgoing calls to patients Appointment synchronization and sending of appointment reminders to patients Generation of call indicators and statistics
Categories of Data SubjectsPatients Healthcare Professionals / Users
Categories of Personal DataPersonal Data of Patients collected as part of the Services: Identification data (title, last name, first name, patient pseudonym number on the platform) Provided contact details (phone number, email address, postal address, etc.) Communication data (exchanges with CareCall or with healthcare professionals, audio recordings and written transcription of calls) Health data (reason for appointment, appointment date, pathologies, symptoms, medical history, lifestyle, data related to lifestyle habits, etc., according to information shared by the patient during the call) Personal Data of healthcare professionals / Users collected as part of the Services: Identification data (title, last name, first name) Professional information and contact details (medical specialty, professional identification number, phone number, email address, postal address, website, etc.) Appointment data (date, time, subject and content) User login ID, password, and logs
Categories of RecipientsAuthorized CareCall personnel Subsequent CareCall Sub-processors Administrative and judicial authorities (only in the event of an express and reasoned request from them or in case of a proven violation of legal or regulatory provisions) External advisors (only for the management of potential disputes and other legal matters, if applicable) Other third parties (following or in connection with the restructuring, reorganization, acquisition, debt financing, merger, sale of CareCall assets or a similar transaction, as well as in the event of insolvency, bankruptcy or receivership in which personal data is transferred to one or more third parties as CareCall assets)
Subsequent Sub-processorsMicrosoft Azure Twilio Eleven Labs WhatsApp (Meta)

For personal data processing operations carried out by CareCall on behalf of the Client, the retention periods are as follows:

Data Retention Period
User data related to account managementThe login ID and password are retained for the duration of the user account's activity; IP addresses and connection logs are retained for twelve (12) months from their collection.
Patient data related to call managementPersonal data is retained for the duration of the contract with the Client, and for a maximum of eighteen (18) months after the call (including 6 months in an active database and 12 months in archive).
Data related to patient reviewsPersonal data is retained for the duration of the contract with the Client, and for a maximum of twelve (12) months after the internal negative review is recorded.
Written transcriptions of patient communications during call managementTranscriptions are kept in an active database for six (6) months from the date of communication with the patient. After this period, they are archived by Carecall for six (6) months.

This Agreement supplements any other contractual documents between the Parties. In the event of any conflict between this Agreement and all or part of any such documents concerning personal data protection, this Agreement shall prevail.

  1. Client Obligations
    1. As a data controller, the Client undertakes to comply with the obligations incumbent upon it under Personal Data Regulations and any legal or regulatory provisions relating to artificial intelligence.
    1. The Client undertakes to inform data subjects, in a complete, transparent, and specific manner, about its use of the Services, including the use of artificial intelligence and the processing of audio for written transcription of exchanges for support purposes, where applicable.
    1. The Client undertakes that the processing of personal data entrusted to CareCall for sub-processing is carried out on the basis of a legal basis and/or a lawful exemption under Personal Data Regulations.
    1. The Client undertakes to allow data subjects to exercise their rights under Personal Data Regulations.
  1. CareCall's Obligations.
    1. General Obligations. Regarding the processing of personal data carried out by CareCall to perform the Services, CareCall undertakes to:
  1. process personal data only for the purpose(s) strictly provided for in the Contract;
  1. act in accordance with and solely following the Client's documented instructions, including in the event of data transfer to a Third Country, unless CareCall is required to transfer such data in accordance with Personal Data Regulations. Where applicable, CareCall will promptly inform the Client of this legal requirement, unless Personal Data Regulations prohibit it for important reasons of public interest;
  1. refrain from using the data to which it has access for its own account during the term of this Agreement;
  1. maintain a record of all categories of processing activities that CareCall carries out within the scope of the Services, in accordance with the obligations of Personal Data Regulations.
    1. Data Security and Confidentiality Obligations. Regarding the processing of personal data carried out by CareCall to perform the Services, CareCall undertakes to:
  1. implement appropriate technical and organizational measures as described below so that the processing of personal data carried out by CareCall meets the requirements of Personal Data Regulations and ensures the protection of data subjects' rights:
Physical Access ControlAuthentication at the entrance to premises and locked offices; Facilities equipped with fire alarms.
Logical Access Control (access to information systems)Access control to the CareCall Solution (authenticated access, strong password policy…) Encryption of data in transit and at rest (including backups).
Personal Data AccessData access: limited to individuals with operational needs, on a need-to-know basis. Named data access rights, governed by consultation, read, and write permissions.
Data Integrity and AvailabilityActivity logging for network connections and server access. Data is hosted on secure servers and in secure geographical zones. Regular data backups with geographical redundancy within the European Union. CareCall takes measures regarding data availability to ensure the proper functioning of the CareCall Solution. However, CareCall is not a storage and backup solution and the Client is solely responsible for backing up data entered, processed, or generated in the CareCall Solution, both during and after the term of the Contract.
  1. ensure that persons authorized to process data within CareCall undertake to respect confidentiality or are subject to an appropriate legal obligation of confidentiality, and receive the necessary training in personal data protection.
    1. Cooperation and Audit Obligations. Regarding the processing of personal data carried out by CareCall to perform the Services, CareCall undertakes, where possible, to:
  1. assist the Client in fulfilling its obligation to respond to data subjects' requests in the exercise of their rights, at the Client's expense;
  1. make available to the Client the necessary information to demonstrate compliance with its legal obligations, particularly under Articles 32 to 36 of the GDPR (security of processing - notification to the supervisory authority and communication to the data subject in the event of a personal data breach - data protection impact assessment and prior consultation of the supervisory authority) and to reasonably assist the Client;
  1. allow for audits, under the following conditions. The Client may conduct one (1) annual audit of the methods of providing the Services, to ensure CareCall's compliance with its obligations under this Agreement and, more specifically, with Personal Data Regulations. The audit report will be sent to CareCall, so that CareCall can formulate, within twenty (20) business days following the date of its communication, any observations or objections by registered letter with acknowledgment of receipt addressed to the Client and, if applicable, to the external auditor. This audit report is confidential. In the event of justified and reasoned disputes of the audit report by CareCall, the Parties will meet to identify and resolve any remaining points of disagreement.
    1. Notification. Regarding the processing of personal data carried out by CareCall to perform the Services, CareCall undertakes to:
  1. immediately inform the Client if, in its opinion, a Client instruction constitutes a violation of Personal Data Regulations or other provisions of Union or Member State law relating to data protection, and suggest that the Client withdraw, modify, or confirm its instructions;
  1. inform the Client (including by email) of any actual or suspected personal data breach within a reasonable timeframe after becoming aware of it, in accordance with GDPR requirements, and reasonably cooperate with the Client on this matter;
  1. notify the Client in writing (including by email), within a reasonable timeframe, after becoming aware of (i) any request for disclosure of personal data by authorities, unless expressly prohibited by law; (ii) any notification received from a supervisory authority concerning the processing of personal data; (iii) any breach of the Client's obligations under the Contract; or (iv) any requests addressed by a data subject concerning the processing carried out under the Contract.
    1. CareCall's Sub-processors. As a sub-processor, CareCall is authorized to sub-process all or part of the processing to any Subsequent Sub-processor, provided that CareCall undertakes that each Subsequent Sub-processor:
  1. has concluded a contract with CareCall that passes on at a minimum on the Subsequent Sub-processor the obligations provided for in this Agreement regarding the protection of Client data.
  1. provides sufficient guarantees, and in any event, guarantees equivalent to those of CareCall, regarding the implementation of appropriate technical and organizational measures with respect to Personal Data Regulations.

CareCall undertakes to inform the Client in writing of any planned addition or replacement of a Subsequent Sub-processor within thirty (30) days before said addition or replacement. The Client has a period of fifteen (15) days from the date of receipt of this notification to submit their objections. The planned addition or replacement can only be carried out if the Client has not raised an objection within the agreed period. CareCall remains fully responsible to the Client for the performance of the Subsequent Sub-processor's obligations.

  1. Transfers. CareCall undertakes not to allow access to, nor to proceed with any transmission, extraction, communication, copying, or other transfer, in any form whatsoever, of personal data to a recipient located in a Third Country, unless the transfer is governed by appropriate safeguards in the form of:
  1. either by standard contractual clauses for personal data protection duly validated by the European Commission or by a national supervisory authority of a Member State;
  1. either by binding corporate rules duly approved by the competent national supervisory authority;
  1. as well as, where applicable, by an impact assessment and the ability of the Third Country's legislation to ensure the effectiveness of data subjects' rights.

CareCall also guarantees that Subsequent Sub-processors are bound by similar obligations for the transfer of personal data to Third Countries.

A temporary transfer of data outside the European Union (EU) is possible due to the use of WhatsApp for appointment reminders, involving only the transfer of the patient's mobile phone number for 60 minutes.

No personal health data is permanently stored outside the EU.

  1. Disposition of data at the end of the Contract. In the event of cessation or termination of the Contract, CareCall will return to the Client all data in its possession and destroy existing copies, subject to its legal data retention obligations.

Appendix 3

Health Data Hosting

  1. Definitions – For the purposes of this appendix, (i) " Health Data means health data as defined in Article L. 1111-8 of the Public Health Code (CSP), i.e., personal health data collected during prevention, diagnosis, care, or social and medico-social monitoring activities, and; (ii) " Hosting Service means the temporary storage of the Client's Health Data on CareCall's servers, solely for the purpose of processing this data via the CareCall Solution in accordance with the GTC.
  1. Health Data Hosting Certification – CareCall relies on the services of a certified health data hosting provider identified in Appendix 2 of the GTC, in accordance with Article L. 1111-8 of the CSP, for all activities listed in Article R. 1111-9 of the CSP: https://esante.gouv.fr/offres-services/hds/liste-des-herbergeurs-certifies. The representation of the corresponding guarantees is published by this host. CareCall's processing of the Client's personal data is carried out in accordance with Article 15 of the GTC and supplemented by this appendix relating to the Health Data Hosting Service, in order to provide the Client with the information required under Article R. 1111-11 of the CSP.
  1. Scope of the Hosting Service and Allocation of Responsibilities – The CareCall Solution is provided to the Client and, where applicable, to its Users, in accordance with the GTC. Within the scope of the CareCall Solution, the Hosting Service, as defined in Article 1 of this appendix, is strictly limited to temporary storage and does not include any backup or archiving services. In this context, CareCall hosts Health Data in accordance with the Client's documented instructions and does not use Health Data for purposes other than those stipulated in the GTC. Within the strict limits of the Hosting Service, CareCall complies with the requirements of Article L. 1111-8 of the CSP, as described in this appendix.
  1. Service Levels. The service levels for quality and performance are as follows:
CareCall Solution availability rate, excluding scheduled maintenance99%
Response time for Client support requestsStandard request: 48 business hours Urgent request: 24 business hours.

CareCall is responsible for qualifying the request.

  1. Professional Secrecy – Within the scope of the Hosting Service and in accordance with Article L. 1111-8, V, of the CSP, CareCall is bound by professional secrecy. Notwithstanding the observance of this secrecy, the Client acknowledges that governmental or judicial authorities may request access to data, in accordance with applicable law. CareCall will inform the Client of such a request, unless prohibited by applicable law.
  1. Duty to Advise – CareCall will endeavor to inform the Client of its obligations as a controller of Health Data stored on the Hosting Service, including any changes to Personal Data Regulations that may effectively impact the Hosting Service provided by CareCall.
  1. Data Location – The CareCall Solution, as well as all Health Data stored by CareCall, are hosted within the European Union. Any transfer of Health Data to a recipient located in a Third Country must comply with the conditions of Article 5.6 of Appendix 2 "Data Processing Agreement".
  1. Data Subject Rights – The Client is required to ensure compliance with the requirements of Article L.1111-8 of the CSP concerning prior information and the right to object of data subjects. Specifically, the Client is responsible for responding to data subjects' requests. If necessary, and should the Client not already possess the required information, CareCall will assist the Client in responding to data subjects' requests regarding their rights under Personal Data Regulations (where applicable, right of access, rectification, erasure, restriction, objection, or data portability of their personal data, and rectification or deletion thereof), as well as under Articles L. 1111-7 and L. 1111-8 of the CSP (right of access to medical records and related data and right to object to outsourced hosting of health data). Audit procedures are implemented by CareCall to ensure the effectiveness of this assistance and the management of data subjects' requests.
  1. Data Security – CareCall guarantees the security of its premises, information systems, and any automated or non-automated processing, to prevent any breach of Health Data that CareCall processes on behalf of the Client. Within the scope of its responsibilities, the Client acknowledges that it must comply with the security framework referred to in Article L. 1470-5 of the CSP, and more specifically with the General Policy for the Security of Health Information Systems ("PGSSI-S"), maintained by the Digital Health Agency. CareCall will inform the Client of any Health Data breach without undue delay after becoming aware of it and will attach to this notification all useful documentation in accordance with Personal Data Regulations. In this context, the Client must provide the identity and contact details of the person CareCall should inform in the event of a Health Data breach.
  1. Data Access – The Client is responsible for authorizing and controlling their Users' access to Health Data. Specifically, the Client undertakes (i) to formalize, implement, and regularly monitor an identification and access control procedure; (ii) to comply with applicable rules regarding the confidentiality of health data and professional secrecy, particularly the requirements applicable to the exchange and sharing of health data, as defined in Article L. 1110-4 of the CSP; (iii) to comply with the requirements set out in the security framework referred to in Article L. 1470-5 of the CSP, particularly concerning identification and authentication.
  1. Sub-processors – CareCall will ensure that all its obligations under this appendix are complied with by any sub-processor, regardless of its rank or mode of intervention, by expressly providing for equivalent obligations in the contract binding CareCall to said company or the sub-processor to any other sub-processor.
  1. Modifications – CareCall has the right to modify or withdraw and/or make other changes to the Hosting Service, provided that CareCall informs the Client of any significant changes. In the event of significant changes to the SLA, the scope of services of the CareCall Solution, or the warranty provided in Article 13 of this appendix, the Client will be asked to give their consent, which cannot be refused without valid reason. If the Client does not approve the changes, they are entitled to terminate the Contract automatically, under the conditions set out in Article 9.6 of the GTC.
  1. Insurance – CareCall undertakes to take out professional liability insurance for the entire duration of the Contract.
  1. Service Termination – Upon termination of the Contract, CareCall undertakes to delete or, upon the Client's request, return all Health Data stored on the Hosting Service, and to delete existing copies or cease using them for any reason whatsoever, unless Union or Member State law requires the storage of Health Data, except where CareCall is a data controller as defined in the GTC. Upon the Client's written request, CareCall will provide the Client with reasonable assistance to enable the Client to